Gegevens, opslag en bewaartermijnen
Waar de gegevens van Obsolens staan, hoe ze per MSP gescheiden zijn, wie wat kan zien en hoe lang het platform wat bewaart.
Dit artikel beschrijft waar de inventarisgegevens van je klanten staan, hoe ze afgeschermd zijn van andere MSP's en hoe lang ze bewaard worden. Wat de collector precies verstuurt, lees je in Wat de collector verzamelt en verstuurt.
Waar de gegevens staan
- Het platform draait op een server bij DigitalOcean in Amsterdam (datacenter AMS3), in Nederland.
- De database (PostgreSQL) staat op dezelfde server.
- Elke nacht wordt er een back-up van de database gemaakt. Die back-ups worden na 14 dagen automatisch verwijderd.
Scheiding tussen MSP's
Elke MSP is een aparte partner op het platform. Onder een partner vallen zijn klanten, locaties, collectors en apparaten.
- Elke opvraging in het portaal controleert in dezelfde databasequery of de gegevens bij jouw MSP horen. Er is geen losse controle die vergeten kan worden.
- Een collector schrijft alleen in de locatie waaraan hij gekoppeld is. Die locatie komt uit de database, nooit uit het rapport van de collector.
- Vraag je een klant op van een andere MSP, dan krijg je hetzelfde antwoord als bij een klant die niet bestaat. Zo kun je niet aftasten welke klanten er zijn.
Binnen je eigen MSP bepalen de rollen van gebruikers wat ze mogen (zie Gebruikers, rollen en tweestapsverificatie).
Wat er buiten je eigen MSP gebruikt wordt
- Opzoeken van einddatums: om einddatums op te zoeken bij fabrikanten gebruikt het platform een apart proces met een taalmodel. Dat proces ziet alleen merk- en modelnamen, nooit klanten, locaties of IP-adressen.
- Gedeelde herkenning: vul je merk en model in van een apparaat dat de scan niet herkende, dan kan dat helpen hetzelfde soort apparaat bij andere MSP's te herkennen. Daarbij worden alleen kenmerken van het soort apparaat gedeeld (zoals de fabrikant uit het MAC-voorvoegsel, het SNMP-object-ID, de webserver en de poorten), nooit een IP-adres, MAC-adres, naam of klant.
- Kwetsbaarheden: die komen uit openbare bronnen (zoals NVD, CISA en adviezen van fabrikanten). Daarvoor gaan geen klantgegevens naar buiten.
Geheimen op het platform
- Sleutels en geheimen (API-sleutels, koppelcodes, geheimen van collectors) bewaart het platform alleen als hash.
- Geheimen van authenticator-apps en de gegevens van Teams- en Autotask-koppelingen zijn versleuteld met AES-256-GCM. De sleutel staat in een apart bestand, niet in de database en niet in de back-up.
- SNMP-gegevens staan nooit op het platform. Ze staan alleen in de config op de collector.
Bewaartermijnen
| Wat | Hoe lang |
|---|---|
| Logboek (Logboek in het portaal: scans, goedkeuringen, correcties, onderhoud en instellingen) | 400 dagen, daarna automatisch verwijderd |
| Inventaris en scangeschiedenis | Zolang de locatie bestaat. Een apparaat dat niet meer gezien wordt, krijgt "verdwenen sinds" en blijft zichtbaar. |
| Database-back-ups | 14 dagen |
| Verlopen inlogsessies | Automatisch verwijderd |
| Koppelcodes | Verlopen na korte tijd en werken maar één keer |
| Bewaarde scans op de collector (bij een mislukte upload) | Maximaal 5 scans en hoogstens 7 dagen, gewist zodra een nieuwere scan is aangekomen |
Voor de inventaris en de scangeschiedenis is er geen automatische bewaartermijn. Een klant of locatie met al zijn gegevens verwijderen kan nu niet zelf in het portaal. Neem daarvoor contact op met Obsolens.
Let op: het logboek wordt na 400 dagen opgeschoond, maar de inventaris niet. Namen die apparaten zelf aankondigen (zoals "iPhone van Jan" via mDNS) kunnen dus in de inventaris blijven staan zolang de locatie bestaat.