Gebruikers, rollen en tweestapsverificatie
Welke rollen er zijn, hoe je collega's uitnodigt, hoe de authenticator-app werkt en hoe je aanmelden met Microsoft instelt.
Iedereen in je organisatie krijgt een eigen account met een rol. Zo kan een technicus meldingen afhandelen en een collega van sales meekijken, zonder dat iedereen alles kan wijzigen. Accounts beheer je als eigenaar onder Instellingen › Accounts.
De drie rollen
| Rol | Wat kan het |
|---|---|
| Eigenaar | Alles wat een technicus kan, plus accounts beheren, Kanalen en Meldingsregels instellen, bronnen verbergen, een actiecode invullen en Automatisch bijwerken van een collector aanzetten. |
| Technicus | Klanten aanmaken, collectors toevoegen, scannen, planning wijzigen, apparaten goedkeuren en aanvullen, meldingen afhandelen, onderhoud en uitzonderingen vastleggen en een klant aan een Autotask-bedrijf koppelen. |
| Alleen lezen | Alles bekijken, niets wijzigen. |
Er moet altijd minstens één eigenaar overblijven. Je eigen rol kun je niet zelf wijzigen; dat doet een andere eigenaar.
Een collega uitnodigen
- Ga naar Instellingen › Accounts.
- Vul onder Iemand uitnodigen het E-mailadres en de Naam in.
- Kies de Rol.
- Kies Uitnodigen.
Het portaal toont een eenmalige link die 72 uur geldig is. Is e-mail op de server ingesteld, dan krijgt je collega de link ook per mail. Anders stuur je hem zelf door.
Je collega opent de link, kiest een wachtwoord van minstens 12 tekens en stelt daarna de authenticator-app in. Is jullie Microsoft-omgeving al gekoppeld, dan kan hij in plaats van een wachtwoord ook Gebruik mijn Microsoft-account kiezen.
Tweestapsverificatie met een authenticator-app
Standaard vraagt Obsolens bij elke aanmelding een tweede stap: een code van 6 cijfers uit een authenticator-app, zoals Microsoft Authenticator. Dat staat voor het hele account aan met Authenticator-app verplicht bij aanmelden met wachtwoord (aangeraden) onder Instellingen › Accounts › Beveiliging en Microsoft. Laat dat aan staan.
Zo stel je de app in (bij de eerste aanmelding vraagt het portaal er zelf om):
- Open de app en kies "account toevoegen".
- Scan de QR-code in het portaal, of typ de sleutel over.
- Vul de code van 6 cijfers uit de app in en kies Bevestigen.
- Bewaar de herstelcodes op een veilige plek, bijvoorbeeld in je wachtwoordmanager. Je ziet ze maar één keer. Kies daarna Ik heb ze bewaard.
Elke herstelcode werkt één keer. Ben je je telefoon kwijt, vul dan bij het aanmelden een herstelcode in op de plek van de code. Onder Instellingen › Mijn account zie je hoeveel herstelcodes je nog hebt.
Tip: nieuwe telefoon? Vraag een eigenaar om bij jouw account Authenticator wissen te kiezen. Bij je volgende aanmelding stel je de app opnieuw in.
Aanmelden met Microsoft
Gebruiken jullie Microsoft 365, dan kunnen collega's aanmelden met hun Microsoft-account. Dit moet op de server zijn ingesteld (een app-registratie in Entra ID). Is dat niet zo, dan zie je onder Beveiliging en Microsoft een waarschuwing.
- Een eigenaar meldt zich aan met zijn wachtwoord en gaat naar Instellingen › Mijn account.
- Hij kiest Koppelen met Microsoft en meldt zich aan bij Microsoft. Daarmee koppelt hij zijn eigen account en ook jullie Microsoft-omgeving (tenant). Zo kan niemand de omgeving van een ander bedrijf claimen.
- Onder Instellingen › Accounts › Beveiliging en Microsoft staat nu de tenant. Kies bij Nieuwe collega's uit deze tenant:
- Alleen wie is uitgenodigd: alleen uitgenodigde collega's komen erin;
- Automatisch toegang, alleen lezen of Automatisch toegang als technicus: een collega uit jullie tenant krijgt bij de eerste aanmelding vanzelf een account met die rol.
- Kies Opslaan.
Alleen accounts uit de gekoppelde tenant kunnen met Microsoft aanmelden. Heeft een collega al een account met hetzelfde e-mailadres, dan wordt dat niet automatisch overgenomen: hij meldt zich eerst aan met zijn wachtwoord en kiest dan zelf Koppelen met Microsoft onder Mijn account.
Let op: ook na aanmelden met Microsoft vraagt Obsolens de code uit de authenticator-app. Of Microsoft zelf een tweede stap vroeg, kan het portaal niet controleren.
Accounts beheren
In de tabel Mensen zie je per collega de rol, hoe hij aanmeldt (wachtwoord, authenticator, Microsoft) en wanneer hij voor het laatst aanmeldde.
- Rol wijzigen: kies een andere rol in de kolom Rol.
- Wachtwoord vergeten: kies Nieuwe link. Je collega kiest met die link een nieuw wachtwoord.
- Iemand vertrekt: kies Uitschakelen. Het account wordt meteen afgemeld en kan niet meer aanmelden. Met Inschakelen zet je het terug.
Je eigen wachtwoord wijzig je onder Instellingen › Mijn account. Je wordt dan op andere apparaten afgemeld.